Mit Arbeitsunterbrechungen gut klarkommen: 10 Tipps

Völlig erschöpft und doch nichts geschafft?

Kennst du das auch? Ständige Arbeitsunterbrechungen hindern dich daran, deine Aufgaben zu schaffen. Kaum hast du dich in eine Aufgabe hineingedacht, da klingelt das Telefon oder eine E-Mail kommt rein.  Schon bist du raus. Erst mal schnell erledigen und dann weitermachen. Doch der Faden ist gerissen. Wo war ich noch stehen geblieben? Alles wieder von vorne. Das kostet unnötig Zeit.  Am Ende des Tages bist du frustriert: Du bist nicht wirklich voran gekommen mit deinen eigentlichen Aufgaben und doch fühlst du dich erschöpft. Viele versuchen es mit Multitasking. Doch dies ist keine gute Idee.

Multitasking und häufige Arbeitsunterbrechungen erzeugen chronischen Stress

Viele Menschen neigen dazu, eine Unterbrechungsaufgabe vorzuziehen, um danach wieder an der  ursprünglichen Aufgabe weiter zu arbeiten. Studien haben gezeigt, dass der ständige Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben mit erheblichen Zeitverlusten verbunden ist. Gerade bei komplexen Aufgaben verlängert sich die Bearbeitungsdauer deutlich:  Forscher der Universität Michigan haben laut BAUA (Bundesanstalt für Umwelt- und Arbeitsmedizin) herausgefunden, dass  Multitasking auf Dauer chronischen Stress verursacht. Unser Gehirn ist um 20 bis 40 % weniger leistungsfähig, wenn gleichzeitig statt nacheinander gearbeitet wird. Jemand, der nur für drei Minuten aus der Arbeit herausgerissen wird, braucht zwei Minuten, um bei der alten Aufgabe wieder auf dem Stand vor der Unterbrechung zu sein.  Das kann sich schon mal auf 40 % der Arbeitszeit addieren.

Wie schaffe ich es, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren?

1. Feste Zeitblöcke für wichtige Aufgaben reservieren

Reserviere im Kalender feste Zeitblöcke zum Abarbeiten der wichtigen Aufgaben. Schaue, wann erfahrungsgemäß am wenigsten Unterbrechungen auftreten und sorge dafür, dass du nicht unnötig abgelenkt wirst. Berücksichtige dabei auch deinen Biorhythmus. Unsere Konzentration unterliegt Schwankungen. Finde heraus, wann du am leistungsfähigsten bist.

2. Puffer einplanen

Verplane nicht deine komplette Arbeitszeit mit Aufgaben, sondern halte mindestens 40 % der Zeit für Unvorhergesehenes frei. So gerätst du nicht gleich unter Zeitdruck, wenn mal etwas dazwischen kommt.

3. Vermeidbare Ablenkungen reduzieren

Das Smartphone liegt auf dem Tisch. Im PC meldet sich die E-Mail mit einem Ton und ein Pop-up öffnet sich. Sofort sind wir raus und schauen neugierig drauf. Das alles lässt sich zum größten Teil vermeiden: Sound und Desktopbenachrichtigungen lassen sich abstellen. Rufe deine Mails stattdessen in regelmäßigen Intervallen auf und priorisiere sie. Entscheide selbst, wann und wie du oft deine Mails lesen und bearbeiten willst. Überlasse das nicht dem Zufall.

4. Proaktiv mit Kollegen und Vorgesetzten kommunizieren

Die Tür ist auf und vorbeigehende Kollegen grüßen oder haben eine Frage. Signalisiere in deinem Arbeitsumfeld, wann du konzentriert arbeitest und nur im Notfall unterbrochen werden möchtest. Dies kann eine zeitweise geschlossene Tür oder ein Signal auf deinem Schreibtisch sein. Warte nicht erst bis der Kollege vor deinem Schreibtisch steht. Gespräche im Vorfeld helfen, Stresssituationen gar nicht erst aufkommen zu lassen.

Sorge für unterbrechungsfreie Zeiten, die du mit Kollegen und Vorgesetzten abstimmst  (Stummschalten des Telefons und der E-Mail-Benachrichtigungen).

5. Notizen machen

Manche Störungen können wesentlicher Teil deiner Arbeit sein und dulden keinen Aufschub, z. B. ein Kunde ruft an, ein Notfall kommt rein. In diesem Falle ist eine sofortige Bearbeitung notwendig. Mache dir Notizen, wo du stehen geblieben bist und nehme anschließend die Arbeit schnellstmöglich wieder auf, damit in der Zwischenzeit nicht zu viele Informationen verloren gehen.

6. Später erledigen

Ist es wirklich notwendig, die Unterbrechungsaufgabe sofort zu erledigen? Oftmals glauben wir, dass es schnell geht und am Ende steckte doch mehr dahinter. Sogenannte „Mal-eben-Aufgaben“ gehören zu den größten Zeitdieben. Frage nach, bis wann die Aufgabe erledigt werden soll.

7. Sich gegenseitig den Rücken freihalten

Tausche dich im Team über eure Kapazitäten aus. Bitte einen Kollegen, eine Aufgabe für dich zu übernehmen, wenn es eng wird. Biete ihm im Gegenzug an, ihn in ähnlichen Situationen zu unterstützen.

8. Überblick verschaffen und den Kopf entlasten

Wenn Unterbrechungen überhandnehmen und du nicht alles schaffst, was du dir vorgenommen hast, halte einen Moment inne. Stelle dir vor, wie du einen Reset-Knopf drückst. Recke und strecke dich, atme tief durch, trinke einen Schluck Wasser, um runter zu kommen, und ordne deine Aufgaben neu: Was muss unbedingt noch erledigt werden? Was kann ich verschieben? Schreibe alles auf. Visualisieren hilft, den Kopf frei zu kriegen und den Überblick zurück zu gewinnen.

9. Rechtzeitig Pausen machen und Stress abbauen

Warte nicht erst bis du erschöpft bist. Viele kleine Pausen sind besser als eine lange. Verteile die Pausen gleichmäßig über die gesamte Arbeitszeit. Gehe raus zur Mittagspause. Ein Raumwechsel,  Bewegung oder Entspannungsübungen helfen uns, das Stresslevel zu senken.

10. Den Arbeitstag abschließen

Um die Arbeit nicht mit nach Hause zu nehmen, hilft ein gutes Abschlussritual. Lasse den Tag noch einmal Revue passieren und mache dir klar, was du alles erreicht hast – inklusive der unvorhergesehenen Aufgaben, die im Laufe des Tages noch dazu gekommen sind. Idealerweise hast du alles aufgeschrieben und kannst einen Haken dran setzen. Oft ist uns gar nicht bewusst, was wir alles geschafft haben. Wir schauen oft nur auf das Unerledigte. Durch das Aufschreiben aller Aufgaben wird uns erst bewusst, was wir alles erledigt haben.

Nimm dir eine Viertelstunde Zeit, um deinen Schreibtisch aufzuräumen und die Aufgaben für den nächsten Tag zu sortieren. So hast du sichergestellt, dass dir nichts Wichtiges entgangen ist, was sich vielleicht später zu Hause bemerkbar machen könnte.

So kannst du dich in Ruhe deinem Feierabend widmen.

Siehe auch meinen Blog „Nein-Sagen“

Gisela Hövermann